Tietosuoja – GDPR – mitä ihmeen hepreaa?

Miksi meidän nyt pitäisi tähän millään tavoin perehtyä? Mehän ollaan vaan uimaseura, ei meillä mitään arkaluonteista tietoa ole! Vähän nimiä, osoitteita, puhelinnumeroita, syntymäaikoja, huoltajatietoja, terveystietoja… Hetkinen, meillähän on käsissämme varsinainen tietopommi!

Kun lähdimme tutustumaan asiaan tarkemmin, aloimme hiljalleen ymmärtää, miten paljon tietoa meidän takana onkaan – vai onko se meidän takana? Missä tämä tieto tarkkaan ottaen on? Onko se TJ:n, PJ:n VP:n, Valmentaja-Matin, Ohjaaja-Liisan, JoJo-Maijan vai rahastonhoitajan takana, vai kaikkien edellä mainittujen? Entä ne pari valmentajaa, jotka jo lähtivät seurasta, mitä tietoja heillä on kerättynä tietokoneelle, puhelimeen, kalenteriin…?

Aluksi meilläkin tietosuojaa pohdittiin vain toimistolla. Toiminnanjohtaja, valmennuspäällikkö ja jopa seuran puheenjohtaja jo oivalsivat, millaisesta asiasta on kyse. Huokasimme kuitenkin helpotuksesta, kun ymmärsimme, että meillähän on kaikki edellytykset toimia asetuksen edellyttämällä tavalla. Käytössämme on nimittäin myClub-jäsenpalvelu ja -toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa sen, ettei yksittäisiä rekistereitä juurikaan tarvita ympäri kyliä. Lisäksi myClub mahdollistaa ja myös edellyttää, että jokainen jäsen itse ylläpitää tietojaan.

Ehdimme jo tuudittautua hetkelliseen hyvä-me-fiilikseen, kunnes tajuntaan iski se tosiasia, ettei hyvää järjestelmää olla otettu täysipainoisesti käyttöön. Pikkuhiljaa huomasimme sieltä täältä ilmaantuvan yksittäisiä excel-taulukoita, sähköpostilistoja, ym. Alkoi valmentajien ja ohjaajien motivoiminen myClubin käyttöön. Motivaattorina ei muuten kovin hyvin toimi, että ”nyt on pakko, koska tietosuoja-asetus…”

Kaiken kiireen keskellä toiminnanjohtaja ehti osallistua ESLUn Tj-klubiin elokuun loppupuolella. Tuntui sielläkin monia puhuttavan tietosuoja-asetukset muiden aiheiden lisäksi. Vinkkinä saimme kuulla, että Legistumin Teppo Laine on tehnyt ESLUlle videon, jossa avataan tarkemmin tätä tietosuoja-asetusta seurojen näkökulmasta. Toiminnanjohtajapa tilasi siltä istumalta videon seuran käyttöön – ilmeisesti jo ennen sen virallista julkaisua…

Videolinkki on nyt seuran valmentajien, ohjaajien ja hallituksen jäsenten saatavilla seuran intrassa (kirjautumisen takana olevilla valmentajien/ohjaajien sivuilla sekä hallituksen omilla sivuilla). Sieltä videon pääsee katsomaan itselleen sopivana ajankohtana. Lisäksi video on katsottu valmentaja- ja ohjaajapalavereissa ja seuran toimistolla muutamaan kertaan.

Videon katselun alussa kuului yleisöstä vielä tuttuja tuhahduksia ”taas tätä tietosuojaa”, mutta Tepon kertomana puisevakin asia tuntui mielenkiintoiselta, eikä puolen tunnin aikana tarvinnut pitkästyä. Videolla esiin tuodut asiat saivat silmät avautumaan siihen, mitä kaikkea henkilörekistereiksi lasketaan. Suosittelemme ehdottomasti muillekin seuroille videon hankintaa!

Mitä opimme? Sen, että uusi tietosuoja ei meidän seurassa ainakaan lisää työtä, vaan yllätys, vähentää sitä. Ymmärsimme, että seuran käyttämä myClub-jäsenpalvelu riittää aivan hyvin kattamaan koko seuran tietosuojan, kunhan kaikki sitoutuvat sitä käyttämään. Järjestelmiä on toki muitakin, jotka helpottavat tietosuojan lisäksi hallinnoimaan seuran toimintaa. Minkä järjestelmän sitten valitseekin, tärkeää on, että tietosuoja on kunnossa.

Mitenkä valmentaja sitten löytää pikku-Laurin tiedot, joita tarvitaan leirille ilmoittautumiseen? Meillä jokaisella vastuuvalmentajalla on pääsy omien valmennettavien tietoihin. Tietoja ei tarvitse siirtää järjestelmästä omalle koneelle, vaan ne ovat kätevästi löydettävissä, kun niitä tarvitaan. Kaikki tieto siis yhdestä paikasta turvallisesti! Valmennusryhmien läsnäoloseurannat ja treeneihin ilmoittautumiset hoituvat näppärästi ihan altaan reunalla mobiililaitteilla. Jopa se perinteinen sähköpostin lähetys koko ryhmälle hoituu suoraan myClubista.

Ihan kokonaan paperisista listoista ei vielä olla päästy – kurssitoiminnassa altaan reunalla on todettu paperisten osallistujalistojen toimivan vielä toistaiseksi paremmin. Nämä listat säilytetään omissa kansioissaan lukkojen takana tietoturvan varmistamiseksi, eikä niihin kirjata mitään tarpeettomia tietoja.

Kiitos uusi tietosuoja-asetus, meidän työskentely helpottui ja opimme ottamaan enemmän irti käytössämme olevista työkaluista!

Simmis Wanda ry
Taru Koivu, toiminnanjohtaja
Karin Kandell-Rekonen, valmennuspäällikkö

***

ESLUn Tietosuoja yhdistyksissä ja urheiluseuroissa -koulutusvideon voi tilata tästä.

Kuva: Simmis Wanda/Elina Manninen