Ovatko taloushallinnon organisointi ja työroolit sekaisin?

Esimerkiksi asioiden hoitamattomuus, tiedon saannin viivästyminen, väärin ymmärtäminen tai aikataulujen pettäminen voivat johtua pelkästä työroolien epäselvyydestä, kun tehtäviä ei ole vastuutettu riittävällä tavalla. Käytännössä tieto siitä, kuka mistäkin tehtävästä ja sen kehittämisestä vastaa, tulee olla kaikkien tiedossa.  

Yhtenä organisoinnin ja työroolien selkeyttämisen vaihtoehtona on vastuuttamistehtävien ja niihin liittyvien ohjeistusten laatiminen. Vastuuttamistehtävälistoihin merkitään myös varahenkilöt ja tieto siitä, mistä kyseiseen tehtäväkokonaisuuteen löytyy ohjeistusta. Osa tehtävistä voi olla sellaisia, että ne vaativat paljon yksityiskohtaisia ohjeita ja osa voidaan hoitaa ilman ohjeistusta. Pyritään siis poistamaan epätietoisuutta.

Vastuuttamisella tarkoitetaan sitä, että henkilö myös sitoutuu kehittämään kyseistä tehtäväkokonaisuutta ja siihen liittyviä yksittäisiä tehtäviä, jolloin tehtävä muuttuu myös mielenkiintoisemmaksi. Tehtävää ei vain suoriteta, vaan mietitään voisiko kyseisen tehtävän hoitaa yksinkertaisemmin, helpommin tai tehokkaammin.

Osittain yhdistyslaki, seuran säännöt ja muu lainsäädäntö määrittelevät esimerkiksi hallituksen lakisääteisiä hallintotehtäviä, mutta hallituksen delegoidessa tällaisia tehtäviä tulee vastuuttaminen ja ohjeistus laatia vastuuhenkilöille riittävällä tavalla.

Myös taloushallinnon ja IT-tehtävien selkeyttämistä voidaan parantaa laatimalla vastuuttamislistat seuran hallituksen, toimihenkilöiden, joukkuejohtajien ja ulkopuolisen palvelutarjoajan välillä. Eli kuka vastaa mistäkin asiakokonaisuudesta ja yksittäisestä tehtävästä. Ulkopuolisen palveluntarjoajan esimerkiksi tilitoimiston tai IT-tuen kanssa vastuuttamislistat voidaan liittää sopimuksen liitteeksi, jota päivitetään tarvittaessa. Myös ulkopuolisen palveluntarjoajan tulee sitoutua kehittämään omia toimintaprosessejaan ja työtehtäviään

Käytännönläheinen Seura-Akatemia 15.4.

Huhtikuun Seura-Akatemiassa rakennetaan osallistujille jaettavaa työtehtävien vastuuttamistaulukkoa, jonka avulla työroolit ja vastuunjako saadaan huomattavasti selkeämmäksi. Vastuuttamistaulukkoon listataan läsnä olevien seurojen yksittäisiä työtehtäviä ja tehtäväkokonaisuuksia. Taulukko jaetaan myöhemmin hyödynnettäväksi oman seuran vastuuttamistaulukon laatimisessa. Saat käyttöösi konkreettisen ja helppokäyttöisen Exceliin rakennetun työkalun ohjeineen.

Workshopin asiantuntijana toimii Tilintarkastustoimisto Auditarin osakas Jukka Hämäläinen, joka omaa vuosien kokemuksen taloushallinnon ja talouden ohjauksen kouluttamisesta. Hänen erityisosaamisalueensa on yleishyödyllisten yhteisöjen taloudenhallinta ja kuntatalouden hallinta.

Seura-Akatemia järjestetään Helsingissä Sokos Hotel Triplassa keskiviikkona 15.4.2020 klo 18.00–21.00. Tilaisuuden hinta on 60 euroa. Muistathan hyödyntää ESLUn jäsenedun: Kaksi osallistujaa yhden hinnalla. Ilmoittaudu mukaan 1.4. mennessä ESLUn tapahtumakalenterista. 

Teksti: Jukka Hämäläinen (kuvassa)
Kuvituskuva: Pixabay