Ovatko taloushallinnon organisointi ja työroolit sekaisin?

ESLUn seuratoiminnan kehittäjä Kari Ekmanin mukaan kriiseistä voi syntyä myös myönteisiä asioita. Koronaepidemian myötä seuratoiminnassa on noussut esille asioita, joita seurojen on täytynyt pohtia ja laittaa kuntoon.

- Talouspuolella pohdintaa on herättänyt muun muassa rahojen palautus, peruutusehdot, niin sanonut puskurivarat ja uudet varainhankintakeinot. Tämän lisäksi olen keskustellut kevään ja kesän aikana eri seuratoimijoiden kanssa seurojen vastuista ja velvollisuuksista sekä toiminnan avoimuudesta ja läpinäkyvyydestä. Nämä ovat aiheita, joiden tulisi olla kunnossa, jotta jäsenillä olisi enemmän ymmärrystä erilaisten päätösten ja toimenpiteiden tarpeellisuudesta, toteaa Ekman.

Mikäli työnjakoa seuran hallituksen, toimihenkilöiden ja muiden vastuutahojen välillä ei ole riittävän selkeästi määritetty, siitä aiheutuva epätietoisuus aiheuttaa monenlaisia haasteita ja ongelmia.

- Esimerkiksi asioiden hoitamattomuus, tiedon saannin viivästyminen, väärin ymmärtäminen tai aikataulujen pettäminen voivat johtua pelkästä työroolien epäselvyydestä, kun tehtäviä ei ole vastuutettu riittävällä tavalla. Käytännössä tieto siitä, kuka mistäkin tehtävästä ja sen kehittämisestä vastaa, tulee olla kaikkien tiedossa, sanoo Tilintarkastustoimisto Auditarin osakas Jukka Hämäläinen (kuvassa).

Yhtenä organisoinnin ja työroolien selkeyttämisen vaihtoehtona on vastuuttamistehtävien ja niihin liittyvien ohjeistusten laatiminen. Vastuuttamistehtävälistoihin merkitään myös varahenkilöt ja tieto siitä, mistä kyseiseen tehtäväkokonaisuuteen löytyy ohjeistusta. Osa tehtävistä voi olla sellaisia, että ne vaativat paljon yksityiskohtaisia ohjeita ja osa voidaan hoitaa ilman ohjeistusta. Pyritään siis poistamaan epätietoisuutta.

- Vastuuttamisella tarkoitetaan sitä, että henkilö myös sitoutuu kehittämään kyseistä tehtäväkokonaisuutta ja siihen liittyviä yksittäisiä tehtäviä, jolloin tehtävä muuttuu myös mielenkiintoisemmaksi. Tehtävää ei vain suoriteta, vaan mietitään, voisiko kyseisen tehtävän hoitaa yksinkertaisemmin, helpommin tai tehokkaammin, täsmentää Hämäläinen.

Hämäläisen mukaan myös taloushallinnon ja IT-tehtävien selkeyttämistä voidaan parantaa laatimalla vastuuttamislistat seuran hallituksen, toimihenkilöiden, joukkueenjohtajien ja ulkopuolisen palvelutarjoajan välillä. Ulkopuolisten palveluntarjoajien esimerkiksi tilitoimiston tai IT-tuen kanssa vastuuttamislistat voidaan liittää sopimuksen liitteeksi, jota päivitetään tarvittaessa.

Käytännönläheinen Seura-Akatemia 7.10.2020

Seura-Akatemiassa rakennetaan osallistujille jaettavaa työtehtävien vastuuttamistaulukkoa, jonka avulla työroolit ja vastuunjako saadaan selkeämmiksi. Vastuuttamistaulukkoon listataan läsnä olevien seurojen yksittäisiä työtehtäviä ja tehtäväkokonaisuuksia. Taulukko jaetaan hyödynnettäväksi oman seuran vastuuttamistaulukon laatimisessa. Saat käyttöösi konkreettisen ja helppokäyttöisen Exceliin rakennetun työkalun ohjeineen.

Workshopin asiantuntijana toimii Hämäläinen, joka omaa vuosien kokemuksen taloushallinnon ja talouden ohjauksen kouluttamisesta. Hänen erityisosaamisalueensa on yleishyödyllisten yhteisöjen taloudenhallinta ja kuntatalouden hallinta.

Seura-Akatemia järjestetään Helsingissä Sokos Hotel Presidentissä keskiviikkona 7.10.2020 klo 18.00–21.00. Tilaisuuden hinta on 60 euroa. Muistathan hyödyntää ESLUn jäsenedun: kaksi osallistujaa yhden hinnalla.

Lisätietoja tapahtumasta ja ilmoittautumiset löytyvät ESLUn tapahtumakalenterista.

Teksti: Jukka Hämäläinen, Minttu Koivumäki
Kuvituskuva: Pixabay
Lähde: Etelätuuli 3/2020